수강생 상품권·기프티콘·현금 지급과 증빙

상품권 구입과 지급 기록

상품권을 카드로 구입했더라도 결제 내역에는 어느 학생에게 얼마를 지급했는지 나타나지 않습니다. 지급일, 수령자, 금액, 지급 사유를 따로 기록합니다.

친구 소개로 수강 등록이 이루어지면 상품권을 지급하기로 했다면 사전에 공지한 행사 내용도 보관합니다. 누구의 소개로 등록했고 누구에게 약정한 상품권을 전달했는지 연결되어야 수강생 모집을 위한 지출임을 설명할 수 있습니다.

기프티콘 결제와 발송 내역

기프티콘은 결제 내역과 발송 내역을 함께 보관합니다. 메신저에 설정된 이름만으로 수강생을 알기 어렵다면 실제 지급 대상과 연결할 수 있도록 내부 기록을 남깁니다.

성적 향상, 과제 완수 등 지급 사유도 기록합니다. 주문 취소나 환불이 있으면 당초 결제액과 실제 부담액이 달라지므로 취소·환불 내역까지 정리해야 합니다.

현금 지급과 수령 확인

계좌이체를 했다면 수령인과 날짜, 금액을 확인할 수 있습니다. 학부모 계좌로 보낸 경우에는 어느 수강생에 대한 지급인지 함께 기록합니다.

현금을 직접 전달했다면 통장에서 인출한 내역만으로 실제 지급 사실이 입증되지는 않습니다. 수령 확인 메시지 등 전달 사실을 확인할 자료도 함께 남겨두세요.

다만 지급 사실을 입증하는 자료와 세법상 적격증빙은 다릅니다. 기업업무추진비(종전의 접대비)에 해당하는 지출이 한 차례 3만원을 초과하면 이체 내역이나 수령 확인만으로 법정 증빙 요건을 충족하지 못할 수 있습니다. 현금 지급을 계획한다면 상품권을 카드로 구입해 전달하는 방법 등 증빙을 갖출 수 있는 방식을 사전에 검토합니다.

지급 내역에 남길 항목

• 지급 날짜와 금액
• 수강생 또는 실제 수령자
• 포상·소개 등 지급 사유와 사전 공지
• 구입·결제 내역 및 발송·수령 자료
• 취소·환불 여부

비용 분류와 인정 범위는 실제 지급 목적 및 방식에 따라 달라집니다. 기록을 남겼다는 사실만으로 모든 지급액이 비용으로 인정되는 것은 아닙니다.